L’atto notarile diventa informatico dal 3 agosto!
A cura di Avv. Luigi Foglia – D&L Department – Studio Legale Lisi

Dal prossimo 3 agosto entreranno in vigore le nuove regole per la redazione dell'atto pubblico, l'autenticazione di scrittura privata, la tenuta dei repertori e registri e la conservazione dei documenti notarili, nonché per la rettifica di errori di trascrizioni di dati degli atti notarili.

Con il Decreto Legislativo 2 luglio 2010, n. 110 (Gazzetta ufficiale n. 166 del 19/07/2010), recante “Disposizioni in materia di atto pubblico informatico redatto dal notaio”, si è data attuazione a quanto previsto dall'articolo 65 della legge 18 giugno 2009, n. 69”.

I primi articoli del Decreto, modificando e integrando la legge relativa all'ordinamento del notariato (legge 16 febbraio 1913 n.89), stabiliscono che ogni Notaio dovrà dotarsi di firma digitale per l'esercizio delle proprie funzioni e viene individuato, nel Consiglio Nazionale del Notariato, l'ente certificatore privilegiato, unico legittimato a rilasciare certificati di firma ai Notai.

Per quanto riguarda la formazione dell'atto pubblico informatico, sempre secondo il decreto, il Notaio dovrà avere il controllo diretto degli strumenti informatici mediante i quali redigerà, leggerà e sottoscriverà gli atti; per la formazione dell'atto pubblico, così come per l'autenticazione delle sottoscrizioni (per le quali si richiama esplicitamente l'art. 25 del CAD), il Notaio dovrà attestare anche la validità dei certificati di firma eventualmente utilizzati dalle parti. Viene, inoltre, riconosciuta, alle parti, all'interprete e agli eventuali testimoni, la possibilità di utilizzare la semplice scansione della firma autografa se a questa fa seguito la firma Digitale del Notaio apposta in loro presenza.

Vengono anche stabilite regole per gli eventuali allegati all'atto pubblico informatico che, pur se in origine cartacei, dovranno sempre essere allegati in formato elettronico (in tal caso il Notaio effettuerà copie informatiche di documenti analogici secondo le regole previste dagli artt. 22 e 23 del CAD).

Per quanto riguarda le copie degli atti, il notaio potrà rilasciare copie su supporto informatico degli atti da lui conservati, anche se l'originale è stato formato su un supporto analogico. Parimenti, potrà rilasciare copie su supporto cartaceo, degli stessi atti, anche se informatici.

Il notaio potrà anche rettificare un atto pubblico o una scrittura privata, contenente errori od omissioni materiali relativi a dati preesistenti alla sua redazione, provvedendovi mediante propria certificazione contenuta in atto pubblico da lui formato.

Oltre alle novità “operative” appena descritte, troviamo interessanti, pur se non ancora vincolanti, novità in materia di Conservazione degli atti pubblici.

La prima grande novità è l'istituzione di un'apposita struttura, gestita dal Consiglio Nazionale del Notariato, nella quale verranno conservati gli “originali” informatici, e le copie informatiche autenticate degli originali cartacei, degli atti prodotti dai Notai e dai quali potranno essere estratti duplicati e copie.

Tale struttura dovrà essere utilizzata anche per Conservare tutti i repertori e i registri che dovranno essere formati e tenuti obbligatoriamente dal Notaio in forma elettronica.

Per la completa attuazione del Decreto, però, dovremo attendere l'emanazione di uno o più decreti da parte del Ministro della Giustizia, di concerto con il Ministro dell'Economia e delle Finanze, il Ministro per la Pubblica Amministrazione e l'Innovazione e il Ministro per la Semplificazione Normativa, sentiti il Consiglio nazionale del notariato ed il Garante per la protezione dei dati personali e  DigitPA, con i quali saranno determinate, nel rispetto delle disposizioni di cui al decreto legislativo 7 marzo2005, n. 82:

a) le tipologie di firma elettronica, ulteriori rispetto alla firma digitale, rilasciata dal Consiglio Nazionale del Notariato, che possono essere utilizzate per la sottoscrizione dell'atto pubblico;

b) le regole tecniche per l'organizzazione della struttura di Conservazione predisposta e gestita dal Consiglio Nazionale del Notariato; 

c) le regole tecniche per la trasmissione telematica, la conservazione e la consultazione degli atti, delle copie e della documentazione conservata presso la Struttura di Conservazione gestita dal Consiglio Nazionale del Notariato;

d) le regole tecniche per il rilascio delle copie da parte del notaio di quanto Conservato nella Struttura citata;

e) le regole tecniche per l'esecuzione delle annotazioni previste dalla legge sugli atti conservati nella struttura citata;

f) le regole tecniche per l'esecuzione delle ispezioni, per il trasferimento agli archivi notarili degli atti, dei registri e dei repertori formati su supporto informatico e per la loro conservazione dopo la cessazione del notaio dall'esercizio o il suo trasferimento in altro distretto.

Non si conoscono i tempi entro i quali le regole tecniche verranno emanate ma speriamo vivamente che in quella sede si provi ad accordare meglio certi concetti come quelli di duplicato e copia che, lo ribadiamo ancora una volta, stonano decisamente quando si parla di documento informatico.

26/07/2010